Manado – Fungsi arsip sangat penting bagi organisasi karena arsip bukan hanya sebagai catatan historis, bukan pula hanya menjalankan fungsi dukungan kesekretariatan suatu organisasi pemerintahan saja. Namun merupakan unsur utama dalam upaya membangun pemerintahan modern.
Pernyataan tersebut diungkapkan Asisten 2 Sekprov Sulut, Praseno Hadi dalam acara Bincang Santai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Sulawesi Utara dengan sejumlah wartawan, Jumat (25/06/2021) pagi. Acara bincang santai ini mengusung tema, Percepatan Langkah Transformasi Kearsipan.
Pras (sapaan Praseno Hadi) menegaskan bahwa pengelolaan arsip secara tertib dan terpadu merupakan salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi untuk membangun pemerintahan modern.
“Tata kelola kearsipan berbasis elektronik menjadi salah satu indikator penilaian keberhasilan pelaksanaan program SAKIP (Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan) dan reformasi birokrasi,” ujarnya.
Karena itu menurut Pras, kearsipan harus dikelola secara profesional mengikuti kemajuan zaman.
“Di era kemajuan teknologi sekarang ini, pengelolaan arsip harus dilakukan dengan cara-cara baru. Pengelolaan arsip saat ini harus memanfaatkan kemajuan teknologi digital,” dia mengingatkan.
Terkait belum adanya dukungan anggaran yang memadai dalam pengelolaan kearsipan, Pras mengingatkan agar dinas yang dipimpin Janny Lukas ini untuk membuat rincian anggaran yang dibutuhkan disertai kajian mendalam terkait pentingnya pengelolaan kearsipan bagi pelaksanaan reformasi birokrasi dan SAKIP. “Ini bisa dijadikan acuan untuk meloby dana pusat atau dalam pengusulan dalam APBD Pemprov Sulut,” kata Pras.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Sulut, Janny Lukas mengatakan di tengah keterbatasan anggaran kerena pandemi Covid-19, dinas yang ia pimpin terus berupaya mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip serta pendanaan kearsipan.
Diakuinya, pengelolaan kearsipan Sulut secara nasional masih berada di peringkat bawah. Ini dikarenakan 4 instrumen yang disyaratkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai payung hukum implementasi pengelolaan kearsipan belum tersedia. “Tapi kami optimis, peringkat pengelololaan kearsipan Pemprov Sulut akan naik karena 4 instrumen yang disyaratkan ANRI tengah kami siapkan dan on progress,” ungkapnya.
Melengkapi penjelasan Kadis Lukas, Kepala Bidang Pembinaan Arsip pada Dinas Perpustakaan danKearsipan Sulut, Selly Mengko mengatakan, 4 instrumen kearsipan dimaksud yakni, Peraturan Gubernur (Pergub) tentang Tata Naskah Dinas, Pergub Klasifikasi Arsip, Pergub Sistem Klasifikasi Keamaanan dan akses arsip dinamis dan Jadwal Retensi Arsip Substansif. “Untuk Tata Naskah Dinas sudah ada tapi masih harus diperbaharui sedangkan 3 lainnya sementara difasilitasi di Biro Hukum,” terangnya.
Kepala Bidang Layanan Arsip, Rilya Gobel menambahkan, program bincang santai di Gedung Diorama dan Depot Arsip Sulawesi Utara (Eks Gedung Minahasa Raad) kali ini yang membahas hal hal seputar kearsipan, juga terkait perpustakaan dan potensi pengembangan Gedung Diorama serta pentingnya Depot Arsip Sulawesi Utara.
Ini merupakan bentuk sinergitas dan kolaborasi sebagai salah satu upaya publikasi dan edukasi kearsipan daerah.
Langkah transformasi harus dan wajib disegerakan untuk kearsipan daerah yang lebih maju untuk Sulut Maju
